为加强单位信息化建设，规范计算机软硬件采购流程，确保采购活动的合规性、经济性与安全性，特制定本规章制度，以指导并约束相关采购行为。
一、总则
1.1 目的与依据：本制度旨在建立统一、透明、高效的计算机软硬件采购管理体系，依据国家相关法律法规、行业标准及单位内部管理规定制定。
1.2 适用范围：适用于本单位所有部门因办公、科研、生产、服务等需要，使用财政资金或自有资金进行的计算机硬件（包括但不限于服务器、工作站、台式机、笔记本、外围设备、网络设备等）及软件（包括系统软件、应用软件、开发工具、安全软件等）的采购活动。
1.3 基本原则：采购活动应遵循公开、公平、公正、诚信和效益原则，坚持技术先进、经济合理、安全可靠、服务保障，并优先采购自主可控、绿色节能产品。
二、组织与职责
2.1 成立采购工作小组：由信息化管理部门、财务部门、使用部门及监察审计部门代表组成，负责采购需求的审核、供应商遴选、合同谈判与履约监督。信息化管理部门承担牵头与技术支持职责。
2.2 使用部门职责：提出明确、合理的采购需求，参与技术论证与验收。
2.3 财务部门职责：负责采购预算审核、资金支付与核算监督。
2.4 监察审计部门职责：对采购全过程进行监督，确保程序合规，防范廉政风险。
三、采购流程规范
3.1 需求提出与审批：
- 使用部门填写《计算机软硬件采购需求申请表》，详细说明采购目的、性能指标、数量、预算、预计使用时间等。
- 申请表需经部门负责人审核后，提交信息化管理部门进行技术可行性论证。
- 论证通过后，报单位分管领导及财务部门进行预算审批。重大采购项目需报单位主要领导或办公会议批准。
3.2 采购方式确定：
- 根据采购金额、技术复杂程度及法律法规要求，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价或单一来源采购等方式。
- 达到政府集中采购目录及标准限额的，必须按规定执行政府集中采购程序。
3.3 供应商选择与评估：
- 建立合格供应商库，对供应商的资质、信誉、技术能力、售后服务、价格水平等进行综合评估。
- 采购时应从库中择优选择，新供应商引入需经过严格的考察与评审程序。
3.4 合同签订与管理：
- 采购工作小组负责与中标供应商谈判并起草采购合同，合同应明确标的、数量、质量、价格、交付时间、付款方式、售后服务、知识产权、保密条款及违约责任等内容。
- 合同需经法律顾问审查，由法定代表人或授权代表签订。
3.5 验收与付款：
- 货物送达或软件交付后，由采购工作小组组织使用部门、信息化管理部门进行联合验收。硬件需核对型号、配置、数量，进行加电测试；软件需安装验证，测试核心功能与性能指标。
- 验收合格后，填写《验收报告》，作为付款依据。财务部门凭合同、发票及验收报告办理支付。验收不合格的，按合同约定处理。
3.6 资产入库与归档：
- 验收合格的软硬件，由资产管理部门办理固定资产或无形资产登记入库手续，粘贴资产标签，纳入单位资产管理体系。
- 采购全过程的所有文件，包括需求表、审批单、招标文件、投标文件、合同、验收报告等，由专人整理归档，长期保存。
四、技术标准与安全要求
4.1 硬件采购应优先选择技术成熟、性能稳定、兼容性好、节能环保的产品，核心设备应考虑冗余与可扩展性。
4.2 软件采购应注重正版化、安全性、可维护性。优先采购拥有自主知识产权或源代码可控的软件。严禁采购和使用盗版软件。
4.3 涉及国家秘密、工作秘密或敏感信息的系统，其软硬件采购必须符合国家保密技术标准和单位信息安全规定，必要时进行安全检测与风险评估。
五、纪律与监督
5.1 所有参与采购的人员必须遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的宴请、礼品、回扣等，不得透露可能影响公平竞争的信息。
5.2 采购活动应主动接受监察审计部门及全体员工的监督。对违反本制度规定的行为，将视情节轻重给予批评教育、通报批评、经济处罚或纪律处分；涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理。
5.3 建立采购绩效评估机制，定期对采购项目的成本节约、质量、时效及供应商服务等进行评估，持续优化采购流程。
六、附则
6.1 本制度由单位信息化管理部门负责解释。
6.2 本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
6.3 各部门可根据本制度，结合实际情况制定实施细则。
